13.11.2019
Nie wieder Belege suchen und per Post senden
Der digitale Belegversand mit dem Smartphone
Haben Sie sich auch schon häufig gewünscht, Unterlagen für die Steuererklärung an Ihren Steuerberater zu schicken, wenn Sie diese in der Hand haben, und diese nicht erst, nachdem das Jahr längst vergangen ist, mühsam zusammensuchen zu müssen?
Dann gibt es jetzt die Lösung für Sie: den digitalen Belegversand.
Kurz gesagt können Sie damit einen Beleg in Ihre digitale Steuerakte heften, wenn Sie ihn erhalten. Ihr Steuerberater erhält den Beleg dadurch automatisch.
Neugierig geworden? Diese wenigen Schritte müssen Sie gehen:
Schritt 4: Sie legen den Beleg auf einen dunklen Hintergrund
Schritt 5: Sie öffnen eine App auf Ihrem Smartphone, drücken dann auf das grüne +-Zeichen und auf "Foto aufnehmen"
Schritt 6: Sie halten die Kamera des Smartphones über den Beleg. Diese erkennt den Beleg automatisch, fotografiert ihn und schneidet die Ränder ab.
Schritt 7: Sie geben dem Beleg einen Namen, wählen das Jahr aus und drücke "Fertig"
Schritt 8: Als letzten Schritt laden Sie den Beleg in Ihre digitale Akte hoch, indem Sie auf die grüne Wolke drücken
Fertig, der Beleg steht für die Steuererklärung bereit und Sie können das Original abheften.
Diese fünf Schritte können Sie das ganze Jahr über immer sofort dann gehen, wenn Sie einen Beleg für die Steuererklärung in der Hand haben.
Was müssen Sie tun, um das nutzen zu können? Und wo sind Schritte 1-3?
1. Sie müssen Ihren Steuerberater ansprechen, damit der sie für die digitale Akte freischaltet. Dies ist für Sie kostenlos.
Außerdem müssen Sie sich zwei Apps für Ihr Smartphone herunterladen, eine Schlüssel-App, mit der Sie Ihre Akten aufschließen können, und eine App, um die Belege abzufotografieren:
Für iOS-Geräte: SmartLogin für iOS und DATEV upload mobil für Android
Für Android-Geräte: SmartLogin für Android und DATEV upload mobil für Android
2. Um die Schlüssel-App freizuschalten, brauchen Sie einmalig zwei Zugangsnummern, die Ihnen Ihr Steuerberater sofort telefonisch geben kann, oder die Sie per E-Mail und Post erhalten. Dadurch ist sichergestellt, dass nur Sie Zugriff auf Ihre Akte haben.
3. ScannerApp starten, anmelden
Starten Sie die Scannerapp und klicken Sie auf den Kopf oben links. Die App wechselt in die Schlüssel-App, in der Sie sich mit Kennwort, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung authentifizieren. Dann wechselt die App automatisch zurück zur Scanner-App, der Kopf ist nun grün.
Was kostet das?
Das beste: die digitale Steuerakte ist nicht nur kostenlos, sie kostet Sie auch weniger Zeit, um die Unterlagen zusammenzustellen.
Geht noch mehr?
Wenn Sie mögen, können Sie Ihre digitalen Belege noch sortieren. Dazu loggen Sie sich online in Ihre ditiale Steuerakte ein und können die Belege schnell in einige wenige Register sortieren und auch eine Bemerkung für den Steuerberater eingeben:
Hier können Sie auch Rechnungen direkt hochladen, die Sie als .pdf-Datei erhalten haben. Und Sie haben hier ein Archiv Ihrer Belege, falls Sie diese für andere Zwecke als die Steuererklärung benötigen.
Außerdem können Sie Ihre Steuererklärung online für den Versand an das Finanzamt freigeben.
Wie ist das mit der Datensicherheit?
Ihre Daten werden von der DATEV eG, einer Genossenschaft der Steuerberater, auf Servern in Nürnberg gespeichert. Der Zugang zu den Daten ist nur für Ihren Steuerberater und Sie möglich. Durch die Authentifizierung mit der Handy-App ist sichergestellt, dass nur Sie Ihre Daten lesen können.
Das Finanzamt hat keinen Zugriff auf die Belege!
Die Sicherheit des DATEV-Rechenzentrum wird regelmäßig im Rahmen von Datenschutz- und ISO/IEC 27001-Prüfungen überprüft: Datenschutz und Informationssicherheit bei DATEV
Sind noch Fragen offen geblieben? Sprechen Sie mich gern an.